Bas Verzijden
SUCCESSFACTORS EN SAP PAYROL INTEGRATIE
Als een organisatie gebruik maakt van SuccessFactors Employee Central, dan wordt dit meestal toegepast in combinatie met een SAP Payroll integratie. Omdat dit feitelijk twee systemen zijn, levert SAP hiervoor een standaard integratie uit die de twee systemen aan elkaar koppelt. Zijn hiermee dan helemaal geen keuzes te maken betreffende de integratie? Die zijn er zeker wel, want er zijn zeker consequenties aan het gebruik van de standaard integratie, die niet bij elke organisatie van tevoren duidelijk zijn.
Er zijn verschillende manieren om SuccessFactors Employee Central te integreren met SAP-HCM als Payroll omgeving.
Het gaat hierbij om:
- de mate van integratie, waar wordt de knip gelegd tussen SuccessFactors en SAP-HCM?
- de keuze van de middleware.
De mate van integratie
Dit gaat erom hoe en waar “de knip” wordt gelegd tussen SuccessFactors en SAP-HCM. Hierbij zijn er in grote lijnen 3 mogelijke scenario’s:
1. Interfacen van HR data
In dit scenario worden de HR data ingevoerd en goedgekeurd in SuccessFactors. De HR data zijn de basisgegevens van de medewerker, alle mogelijke kenmerken van de medewerker, inclusief salaris, looncomponenten etc.
De relevante gegevens worden overgezet naar SAP-HCM voor gebruik in de SAP Payroll. Hier worden de gegevens aangevuld (vaak door de Salaris Administrateur) met NL Payroll specifieke gegevens als Loonheffing, Sociale Verzekering etc. Dat betekent dat Salaris administrateurs direct in SAP-HCM werken.
2. Interfacen van HR data, Mash-up schermen voor Payroll data
In dit scenario worden ook de HR data ingevoerd en goedgekeurd in SuccessFactors. De HR data zijn de basisgegevens van de medewerker, alle mogelijke kenmerken van de medewerker, inclusief salaris, looncomponenten etc.
De relevante gegevens worden overgezet naar SAP-HCM voor gebruik in de SAP Payroll. Hier worden de gegevens aangevuld met NL Payroll specifieke gegevens als Loonheffing, Sociale Verzekering etc. Dit gebeurt wel in SAP-HCM, maar in dit scenario niet via SAP-HCM, maar via de navigatie en Mash-up schermen van SuccessFactors. Dit zijn SAP-HCM schermen, die via SuccessFactors worden aangeboden aan de gebruiker, maar waarbij de data niet worden opgeslagen in SuccessFactors, maar direct in SAP-HCM.
Duidelijk moet hierbij zijn dat de mutaties die in SuccessFactors worden ingevoerd, eerst dienen te worden goedgekeurd, en vervolgens te worden overgezet naar SAP-HCM alvorens de NL Payroll specifieke gegevens via SuccessFactors (in SAP-HCM) kunnen worden aangevuld. Dat betekent dat gebruikers via SuccessFactors beperkte mogelijkheden krijgen in SuccessFactors tot specifieke SAP-HCM gegevens.
Voor deze oplossing is een hogere versie van SAP nodig, namelijk ECC 6.0 EHP 7 met Renewal 2.0.
In het scherm hiernaast ziet u het SAP-HCM scherm, aangeboden als portlet via SuccessFactors.
3. Interfacen van HR en Payroll data
In dit scenario worden zowel de HR en NL Payroll data ingevoerd in SuccessFactors, en daarna overgezet naar SAP-HCM. Dit zijn zowel de basisgegevens van de medewerker, inclusief salaris, looncomponenten etc., als de NL Payroll specifieke gegevens. In dit geval kunnen mutaties volledig in SuccessFactors worden ingevoerd en goedgekeurd.
Dit vraagt wel extra configuratie, namelijk een aantal in SuccessFactors geconfigureerde (MDF) schermen, en een aantal aanvullingen in de standaard SAP interface voor deze extra velden.
In het scherm hiernaast ziet u een voorbeeld hoe de NL Payroll specifieke velden kunnen worden aangeboden via MDF schermen in SuccessFactors.
Voor- en nadelen PAYROLL INTEGRATIE scenario’s
Hoewel SAP vooral scenario 2 aanbeveelt, en scenario 1 ook volledig ondersteunt met standaard tooling, zijn dat zeker niet de ideale oplossingen. De belangrijkste nadelen van beide scenario’s zijn:
- Er kan geen volledig proces met goedkeurstappen worden uitgevoerd met gecombineerde HR en Payroll data, waar dat meestal bij gebruik van alle data in SuccessFactors wel kan. Eerst moet de mutatie in SuccessFactors volledig worden ingevoerd, goedgekeurd, en met de interface worden overgezet naar SAP-HCM. Daarna kunnen pas de gegevens worden aangevuld in SAP-HCM, al dan niet via de Mash-up schermen.
- De HR en Payroll data worden in twee verschillende systemen opgeslagen, waardoor er geen rapportages mogelijk zijn vanuit SuccessFactors EC met beide soorten data. Dat is dan alleen mogelijk met Workforce Analytics of een BO oplossing.
Hoewel scenario 3 wel de meeste toegevoegde waarde levert, zijn hier ook extra kosten aan verbonden. Er is dan ook geen ideaal scenario voor alle organisaties aan te geven. De keuze voor een scenario bij een organisatie is afhankelijk van verschillende factoren:
- Is de organisatie gewend met SAP Payroll te werken of is de SAP Payroll nieuw voor de organisatie?
- Hoe is de werkverdeling tussen de lijn, HR en de Salaris administratie?
- Hoe worden de processen gedefinieerd en hoe gebeurt de invoer van NL payroll specifieke gegevens in deze processen?
- Op welke SAP versie zit de organisatie?
- Welke NL Payroll specifieke informatie gebruikt de organisatie?
De keuze van middleware
SAP biedt de keuze om de integratie met Dell Boomi te realiseren dan wel met Hanna Cloud Integration (HCI).
Dell Boomi is de bewezen oplossing voor integratie tussen SuccessFactors EC en SAP-HCM, waar al veel klanten op draaien. Daarbij heeft Dell Boomi sterke beveiliging, is de koppeling SAP gecertificeerd, en is Dell Boomi door Gartner gepositioneerd in het “Leaders” kwadrant van de Magic Quadrant voor “Enterprise Integration Platform as a Service”.
Hana Cloud Integration (HCI) is vanaf het eerste kwartaal van 2016 dé standaard oplossing van SAP voor de integratie met SuccessFactors Employee Central. SAP biedt met HCI dezelfde standaard content uit als met Dell Boomi, waarbij HCI meer flexibiliteit biedt om deze te customizen naar de wensen van de klant.
Vanaf de 1605 release zal er ook een integratie worden aangeboden zonder de noodzaak middleware te gebruiken. Deze mogelijkheid wordt echter alleen aangeboden voor klanten die een Cloud Payroll gebruiken, en dat gebeurt nog niet in Nederland.
CONCLUSIE
Integratie van SuccessFactors Employee Central met SAP Payroll kan dus op verschillende manieren. Het lijkt verstandig om deze vanaf nu te realiseren met HCI als middleware, waarbij de mate van integratie moet worden bepaald afhankelijk van de requirements van de organisatie betreffende de processen en rapportagemogelijkheden.
In het geval dat uw organisatie geen SAP Payroll gebruikt, maar een ander Payroll systeem, dan heeft HuRis ook een standaard oplossing voor de integratie. HuRis kan u volledig ontzorgen op het gebied van integratie, met SAP Payroll of andere Payroll oplossingen, door middel van onze Integration as a Service. Tevens kunnen we de salarisverwerking en het beheer hiervan volledig voor u overnemen, zodat u hier ook geen zorgen meer over heeft.
Wilt u meer over de payroll integratie of salarisverwerking weten, neem dan contact met ons op.
