Hoewel het nieuwe jaar 2026 net begonnen is kijkt HuRis ook al weer verder naar de toekomst. 2027…. Doet het een belletje rinkelen?

2027 zal het jaar zijn waarin SAP formeel zal stoppen met het leveren van support op het oude vertrouwde SAP HCM on-premise. Dit wil zeggen dat er geen nieuwe patches, features of support meer zal plaatsvinden voor de module in het on-premise systeem, en hoewel er mogelijkheden zijn om deze termijn voor uw organisatie nog te verlengen nadert het moment om een definitieve keuze te maken wat te doen indien er een gegarandeerde payroll gedraaid moet kunnen worden in het systeem. Indien uw organisatie nog geen start heeft gemaakt met het analyseren van de mogelijkheden dan is nu tijd om écht actie te gaan ondernemen. Wij denken vanuit HuRis graag mee.

Eén van de opties die binnen het SAP landschap is  de transitie naar de combinatie van SAP SuccessFactors Employee Central voor core HR processen en SAP Success Employee Central Payroll  voor payroll processen. Maar dit brengt ook vragen met zich mee:

  • Zijn we als organisatie goed voorbereid op de cloud?
  • Wat zijn de belangrijkste prioriteiten bij een dergelijke migratie?
  • Zijn er (quick) wins die we als organisatie kunnen bereiken?
  • En last but not least: hoe laat je een (technische) migratie succesvol verlopen?

HuRis heeft inmiddels ervaring opgedaan in eerdere projecten en in deze blog vertellen we graag wat meer hierover.

Readiness check

Het is belangrijk om te weten of uw organisatie en systemen klaar zijn voor de overgang. Indien uw organisatie nog geen gebruik maakt van SAP SuccessFactors Employee Central en/of SAP Employee Central Payroll zullen er niet alleen technisch zaken gemigreerd moeten worden maar heeft dit ook impact op  user interfaces en mogelijk ook op hoe deze systemen processen ondersteunen en hoe deze ondersteuning door gebruikers ervaren zal worden. Het is daarom belangrijk om in kaart te brengen hoe dit in de huidige situatie werkt en hoe dit in de nieuwe situatie zal gaan werken. HuRis jarenlange ervaring op het snijvlak van HR en IT en beschikt over uitgebreide kennis van zowel SAP HCM onPremise als SAP SuccessFactors en hierdoor kunnen wij helpen en hier ondersteuning in bieden.

Vanuit een technisch perspectief is het belangrijk om een beeld te krijgen hoe de nieuwe cloud systemen een plaats innemen in het systeemlandschap. Maar het is ook belangrijk om te analyseren hoe het huidige systeem is geconfigureerd. Welke tabellen en data is er relevant om mee te nemen in de migratie? Welke configuratie is daarbij van belang? Is er ook maatwerk gebouwd binnen het systeem en kan/moet dit meegenomen worden of dient er een andere oplossing gevonden te worden? Onze consultants denken hier graag in mee.

Al deze stappen behoren tot een uitgebreide analyse fase welke uiteindelijk leidt tot een plan waarbij we als HuRis samen met uw organisatie zorgen dat zowel de processcenario’s, de configuratie en de data op een succesvolle wijze gemigreerd kunnen worden. In de volgende sectie zullen we specifiek in gaan op de tooling die we als HuRis gebruikt hebben voor de migratie van een SAP systeem naar een SAP SuccessFactors Employee Central Payroll systeem.

Tooling

Om de technische migratie van het ene systeem naar het andere systeem te versnellen is het mogelijk om via een zogenaamde lift&shift manier te werk te gaan. Dit houdt in dat we op een versnelde manier zowel de configuratie en relevante data van het huidige SAP systeem op kunnen pakken (liften) en in het nieuwe SAP SuccessFactors Employee Central Payroll systeem kunnen importen, al waar de configuratie eventueel verder aangepast kan worden (shiften) indien noodzakelijk.

Qua tooling heeft HuRis gebruik gemaakt van de TIK Nexus Suite, een pakket wat wordt geleverd door een gerenommeerde leverancier. Middels deze tool kunnen gegevens en configuratie op een veilige en gecontroleerde manier overgezet worden van het bronsysteem naar het nieuwe doelsysteem. In het onderstaande gedeelte vertellen we kort welke stappen we middels deze tooling hebben doorlopen.

Aanpak

De basis bestaat uit het opzetten van een interface, de zogenaamde RFC-verbinding. Door middel van de interface communiceren de servers met elkaar en is het overzetten van gegevens op een beveiligde manier mogelijk. In het SAP on-premise bronsysteem is alleen een gebruiker met permissierol voor leesrechten. Dit biedt garantie dat ook echt, enkel en alleen gegevens kunnen worden gelezen vanaf het SAP Employee Central Payroll doelsysteem. Verder wordt met behulp van het inspelen van enkele transporten de TIK Nexus Suite geïnstalleerd in het SAP SucessFactors Employee Central Payroll doelsysteem.

Zodra de basis er staat kan worden aangevangen met gegevens verzamelen en overzetten. Alle verzamelde gegevens worden in transporten gezet. De transporten kunnen op een later moment naar acceptatie -en de productie wordt ingespeeld, zodat alle omgevingen gelijk blijven.

Het analyseren van verschillen kan in aantallen, maar ook in gewijzigde records of records die enkel in de bron- of doelsysteem aanwezig zijn. Deze mogelijkheden bieden veel inzicht in de gegevens en zijn gebruiksvriendelijk.

Voor de migratie van de data is het van belang dat er een mapping wordt gemaakt tussen de oude datavelden en de nieuwe datavelden. De TIK Nexus Suite biedt uitgebreide opties om deze mapping te regelen voor het overhalen van de medewerker populatie. Zo kan men eenvoudig gegevens anonimiseren of juist niet, en heel gericht aangeven welke gegevens moeten worden bewerkt of getransformeerd. Zonder veel begeleiding is het overhalen van medewerkers zonder problemen of zorgen om privacy mogelijk. Het is tevens mogelijk om (deel)populaties over te halen waardoor inzicht en controle van de gegevens mogelijk is en de datamigratie op een gecontroleerde manier kan plaatsvinden.

Na succesvolle migratie van data is er een tweede belangrijke tool  binnen de TIK Nexus Suite : de payroll verificatie module. Payroll verificatie geeft inzicht in de payroll resultaten. Bij verschillen kan worden geanalyseerd op looncomponent, medewerker of een combinatie daarvan en in het systeem . De samenvatting geeft in een grafiek weer wat de status is van de verificatie en welke oplossingen er zijn gebruikt. Een krachtige tool waarbij de gegevens niet worden bewaard op een netwerk -of lokale schijf, alle acties worden uitgevoerd in het systeem.

Conclusies

Start op tijd en zorg voor een goed plan om de migratie aan te gaan en kies daarbij voor een gecontroleerde manier van overgaan met gedegen tooling waardoor uitgebreide testmigraties en analyses zorgen voor een juist inzicht in de migratie en lift&shift kan zorgen voor een versnelling binnen het project.

Vanuit HuRis hebben wij een positieve ervaring met de TIK Nexus Suite. Bij een noodzakelijk overstap naar Employee Central Payroll willen wij u graag helpen samen met deze tool. In goede samenwerking en begeleiding kunnen wij ervoor zorgen dat uw overstap naar de Payroll Cloud probleemloos verloopt en uw salarisadministratie weer jarenlang mee kan.