Jaarwissel Payroll klanten

Elk jaar moet er voor elk bedrijf een jaarwissel uitgevoerd worden om alle wettelijke-, CAO- en bedrijfsregelingen bij te werken per 1 januari. In het geval van SAP klanten wordt een hoop van deze wettelijk wijzigingen uitgevoerd door SAP d.m.v. HR support packages. De HRSP waarin deze wijzigingen zijn opgenomen is op 15 december door SAP uitgeleverd.

Onze HuRIs payroll experts en PDL-ers volgen gedurende het jaar de ontwikkelingen op het gebied van payroll middels Rendements, Fiscus en andere webinars.

Daarnaast organiseert SAP jaarwissel webinars om klanten en consultants inhoudelijk te informeren over de jaarwissel.

Aanpak jaarwissel door HuRis

Elk jaar initiëren wij vanuit HuRis het jaarwisselproces voor onze Payroll klanten met de vraag of zij hier ondersteuning in wensen. De planning begint vanaf half december t/m eind februari van het nieuwe jaar. Voor dit proces maken we gebruik van twee templates die door klanten als zeer prettig worden ervaren.

De eerste template betreft alle kengetallen zoals SV percentages, Pensioengegevens, Constanten en klant specifieke zaken. Deze template wordt vooraf door HuRis ingevuld met de kengetallen van het huidige jaar en voor zover bekend ook de kengetallen van het nieuwe jaar. De template wordt daarna naar de klant gestuurd om de overige gegevens aan te vullen. De klant dient deze gegevens voor het nieuwe jaar aan te vullen en te retourneren naar HuRis voor de verdere afhandeling.

De tweede template betreft de planning (zie afbeelding voor een voorbeeld) van alle acties die moeten worden uitgevoerd tijdens de jaarwissel. In de planning wordt omschreven welke acties moeten worden uitgevoerd en wie deze actie gaat uitvoeren. Hierin worden de volgende onderwerpen opgenomen:

  • Inspelen HRSP’s (inclusief testen)
  • Aanleveren kengetallen door de klant
  • Uitvoering Standaard configuratie:
    • SV-gegevens
    • Pensioengegevens
    • Constanten
    • Nieuwe jaarlonen
    • Betaaldata
    • Boekingsdata
    • Time gerelateerde data (werkroosters, feestdagenkalender en verlofsaldi)
  • Klant specifieke aanpassingen, bijvoorbeeld
    • Flexibel Benefits
    • Interfaces
    • Jaaropgaven draaien
  • Doorvoeren wettelijke wijzigingen zoals hieronder beschreven.
  • Draaien Payroll januari
  • Inspelen door SAP uitgeleverde aanvullende notes gedurende de eerste 2 maanden van 2026

Wettelijk wijzigingen per 1 Jan. 2026

Buiten de gebruikelijk wijzigingen zoals SV-percentages, Loonheffingstabellen etc. wijzigen er ook nog andere regelingen. Deze wijzigingen zijn uiteraard niet voor elk bedrijf van toepassing. Hieronder volgt een opsomming van belangrijke zaken die wijzigen voor het jaar 2026:

 

  • Nieuw bijtellingspercentage voor emissie vrije auto in 2026  18% over eerste € 30.000, over het meerdere 22%
  • Verruiming fietsregeling  Indien de leasefiets niet meer dan bijkomstig (minder dan 10%) thuis wordt gestald mogen er correcties worden uitgevoerd met terugwerkende kracht naar 1 januari 2020
  • De thuiswerkvergoeding wordt vermoedelijk verhoogd van € 2,40 naar € 2,45
  • Reden uit dienst 31 voor de loon- en pensioenaangifte is komen te vervallen en wordt vervangen door drie nieuwe redenen:
    • 32 – Einde van rechtswege vanwege pensionering
    • 33 – Einde van rechtswege vanwege overlijden
    • 34 – Einde van rechtswege, om andere reden (intrede ontbindende voorwaarden, e.d.)
  • Mogelijkheid om het parttime percentage door te geven in de UPA
  • Mogelijkheid tot collectieve aangifte van PAWW via UPA
  • Akte van sessie is nu beschikbaar als nieuw type loonbeslag
  • Loonbeslag opgelegd door de overheid kan meervoudig opgevoerd worden
  • Verhuizing digipoort naar een nieuw endpoint. Let op dit dient voor 1 april 2026 op uw systeem geregeld te zijn ivm het kunnen verzenden van de loonaangifte. Voor meer informatie kunt u gebruik maken van deze link.

Niet al deze wijzigingen hebben direct een verandering in het systeem tot gevolg voor elke klant maar dit wordt bepaald tijdens het jaarwissel proces.

Advies:

Vanuit HuRis hebben we een jarenlange ervaring met het doorvoeren van jaarwissels bij klanten. Vanuit onze ervaring geven we het volgende advies mee aan klanten:

  • Begin op tijd
  • Vraag hulp indien nodig
  • Speel de SAP notes op tijd in

Door een goede voorbereiding te treffen en onze procesmatige werkwijze zorgen we vanuit HuRis er samen met uw organisatie voor om de jaarwissel op een juiste manier en op tijd in de systemen te verwerken.