Achtergrond: In het klimaatakkoord dat in 2019 in Nederland is afgesloten, zijn afspraken gemaakt om de CO2-uitstoot te verminderen. Ook op het gebied van mobiliteit zijn diverse maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat Nederland in 2050 klimaatneutraal is. Een van deze maatregelen betreft de rapportageverplichting voor werk gerelateerde personenmobiliteit, ook wel bekend als de “CO2-rapportage”. Het doel van deze rapportageplicht is om tegen 2030 een vermindering van 1,5 megaton CO2-uitstoot te bereiken. In lijn hiermee hebben werkgevers met 100 of meer medewerkers vanaf 1 juli 2024 de verplichting om te rapporteren over zowel zakelijk als woon-werkverkeer van hun werknemers.
Regeling: Zoals eerder aangegeven, dienen werkgevers jaarlijks te rapporteren over het totaal aantal gereisde kilometers, De gerapporteerde kilometers moeten afzonderlijk worden vermeld voor elk type vervoersmiddel en brandstoftype. Daarnaast dient de gegevensaanlevering te worden opgesplitst tussen zakelijke en woon-werk mobiliteit.
Uiterlijk halverwege 2025 moeten werkgevers rapporteren over het tweede deel van 2024 via een webformulier op de website van het RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). Indien bij de evaluatie van de regeling in 2026 blijkt dat er onvoldoende uitstootvermindering is gerealiseerd, zal de overheid vanaf 2028 een wettelijke norm opleggen aan werkgevers.
De overheid heeft 4 categorieën vastgesteld waarvoor gegevens moeten worden aangeleverd. Hieronder is aangegeven in welke 4 categorieën de mobiliteitsgegevens moeten worden uitgesplitst en naar welke vervoermiddel/brandstoftype:
Mobiliteitsdiensten en lease/wagenpark: Het is essentieel om contact op te nemen met de dienstverleners van mobiliteitsdiensten om te onderzoeken welke gegevens zij kunnen aanleveren om aan deze verplichting te voldoen. Het is raadzaam om tijdig met hen in gesprek te gaan.
Bij bovengenoemde diensten, met name bij lease of wagenparkbeheer, wordt vaak geen onderscheid gemaakt tussen zakelijke, privé en/of woon-werk kilometers. Voor deze situatie kan gebruik worden gemaakt van een forfaitaire methode om de zakelijke kilometers te onderscheiden van het totaal aantal kilometers. Deze methode is gedetailleerd beschreven in de handreiking gegevensverzameling werk-gebonden personenmobiliteit, die te vinden is op de website van het RVO (https://www.rvo.nl/sites/default/files/2024-01/Handreiking-Gegevensverzameling-werkgebonden-personenmobiliteit_december2023.pdf).
Zakelijke declaraties: Voor de categorie “Zakelijke–declaraties” gaat het om het indienen van reiskostendeclaraties voor dienstreizen. Hiervoor is het noodzakelijk om een onderverdeling te maken op basis van vervoermiddel/brandstoftype, zoals weergegeven in de bovenstaande tabel. Een declaratiemodule binnen SAP SuccessFactors kan hier ondersteuning bij bieden. Indien u nog geen declaratiesysteem heeft, overweeg dan de HuRis Expense Manager Add-On, die het eenvoudig maakt om aan de rapportageverplichting te voldoen.
Houd er rekening mee dat als u gebruikmaakt van een declaratieformulier, ook het vervoermiddel/brandstoftype geregistreerd moet worden. Het onderscheid kan eventueel ook in uw salarisverwerking worden vastgelegd om hierover te kunnen rapporteren. Het is van belang deze gegevens correct en gedetailleerd vast te leggen om te voldoen aan de rapportageverplichtingen.
Woon-werkverkeer: Voor de registratie van woon-werkkilometers zijn er twee methoden:
• Ritregistratie
• Jaarlijkse enquête
Bij veel klanten zien we over het algemeen twee vormen, afhankelijk van het type medewerker en de werkzaamheden binnen de organisatie. Medewerkers met min of meer een vast patroon van werken op kantoor en/of thuis ontvangen vaak een vaste vergoeding op basis van de verdeling tussen thuiswerken en reizen naar kantoor. Aan de andere kant zijn er medewerkers die flexibel thuis en op kantoor werken. Voor deze groep wordt de vergoeding flexibel toegekend op basis van de registratie van thuiswerk- en kantoordagen. Het is belangrijk om de gekozen methode nauwkeurig af te stemmen op de behoeften van verschillende medewerkers binnen de organisatie.
Voor de eerste vorm, waarbij sprake is van min of meer een vast patroon, zien we de mogelijkheid binnen SuccessFactors om dit vast te leggen binnen een extra entiteit die aangemaakt kan worden binnen het Metadata Framework (MDF). Binnen dit Framework kunnen de benodigde gegevens worden vastgelegd in de medewerkersbestanden. Hierdoor bent u flexibel om het als een Employee Self-Service proces aan te bieden en kunt u hierop rapporteren. Het gebruik van het Metadata Framework biedt organisaties de mogelijkheid om specifieke en aanpasbare entiteiten te creëren die voldoen aan de unieke behoeften met betrekking tot woon-werkverkeer.
Voor medewerkers met een flexibel woon-werkritme is het waarschijnlijk het meest geschikt om dit binnen een declaratiesysteem te regelen. HuRis heeft hiervoor nieuwe functionaliteit toegevoegd aan de Add-On Expense Manager om dit op een gebruikersvriendelijke manier te ondersteunen.
Naast de mogelijkheid om gegevens te destilleren uit de registratie van woon-werkkilometers, bestaat ook de optie om dit te doen aan de hand van een enquête. Deze methode is specifiek van toepassing op de categorie “Woon-werkverkeer”. Door middel van een enquête met een beperkt aantal vragen over het reispatroon van de afgelopen week van de werknemer, is het mogelijk de benodigde jaarkilometers te berekenen. De overheid geeft ook richtlijnen over hoe de jaartotalen kunnen worden afgeleid uit de respons op de enquête. Hieronder ziet u tevens hoe zo’n enquête eruit zou kunnen zien.
Rest ons nog te adviseren om snel aan de slag te gaan, mocht u dat nog niet hebben gedaan. Neem contact op met betrokken partijen om te achterhalen welke gegevens ze kunnen aanleveren. Onderzoek de mogelijkheden om de kilometers te registreren en bekijk tevens de wijze waarop deze gegevens gerapporteerd kunnen worden. Het tijdig initiëren van deze stappen zal u helpen om tijdig aan de rapportageverplichtingen te voldoen en een soepele implementatie te garanderen. Mocht u meer informatie willen over de HuRis Expense Manager of ondersteuning met betrekking tot de inrichting in SuccessFactors willen, neem dan gerust contact op met info@huris.nl of via het contactformulier
