Jaarwissel Payroll klanten
Elk jaar moet er voor elk bedrijf een jaarwissel uitgevoerd worden om alle wettelijke-, CAO- en bedrijfsregelingen bij te werken per 1 januari. In het geval van SAP klanten wordt een hoop van deze wettelijk wijzigingen uitgevoerd door SAP d.m.v. HR support packages. De HRSP waarin deze wijzigingen zijn opgenomen wordt rond 19/20 december uitgeleverd.
Onze HuRIs payroll experts en PDL-ers volgen gedurende het jaar de ontwikkelingen op het gebied van payroll middels Rendements, Fiscus en andere webinars.
Daarnaast organiseert SAP jaarwissel webinars om klanten en consultants inhoudelijk te informeren over de jaarwissel.
Aanpak jaarwissel door HuRis
Elk jaar initiëren wij vanuit HuRis het jaarwisselproces voor onze Payroll klanten met de vraag of zij hier ondersteuning in wensen. De planning begint vanaf half december t/m eind februari van het nieuwe jaar. Voor dit proces maken we gebruik van twee templates die door klanten als zeer prettig worden ervaren.
De eerste template betreft alle kengetallen zoals SV percentages, Pensioengegevens, Constanten en klant specifieke zaken. Deze template wordt vooraf door HuRis ingevuld met de kengetallen van het huidige jaar en voor zover bekend ook de kengetallen van het nieuwe jaar. De template wordt daarna naar de klant gestuurd om de overige gegevens aan te vullen. De klant dient deze gegevens voor het nieuwe jaar aan te vullen en te retourneren naar HuRis voor de verdere afhandeling.
De tweede template betreft de planning (zie afbeelding voor een voorbeeld) van alle acties die moeten worden uitgevoerd tijdens de jaarwissel. In de planning wordt omschreven welke acties moeten worden uitgevoerd en wie deze actie gaat uitvoeren. Hierin worden de volgende onderwerpen opgenomen:
• Inspelen HRSP’s (inclusief testen)
• Aanleveren kengetallen door de klant
• Uitvoering Standaard configuratie:
◦ – SV-gegevens
◦ – Pensioengegevens
◦ – Constanten
◦ – Nieuwe jaarlonen
◦ – Betaaldata
◦ – Boekingsdata
◦ – Time gerelateerde data (werkroosters, feestdagenkalender en verlofsaldi)
• Klant specifieke aanpassingen, bijvoorbeeld
◦ – Flexibel Benefits
◦ – Interfaces
◦ – Jaaropgaven draaien
• Doorvoeren wettelijke wijzigingen zoals hieronder beschreven.
• Draaien Payroll januari
• Inspelen door SAP uitgeleverde aanvullende notes (klik op afbeelding voor vergroting)
Wettelijk wijzigingen per 1 Jan. 2025
Buiten de gebruikelijk wijzigingen zoals SV-percentages, Loonheffingstabellen etc. wijzigen er ook nog andere regelingen. Deze wijzigingen zijn uiteraard niet voor elk bedrijf van toepassing. Hieronder volgt een opsomming van belangrijke zaken die wijzigen voor het jaar 2025:
• 30% regeling- De versobering van de 30% –20% –10% regeling wordt niet ingevoerd en Met de jaarwissel wordt de verrekening van de onbenutte vrije ruimte toegepast in elke periode waar de verrekening zich kan voordoen
• Er is een nieuw bijtellingspercentage voor emissievrije auto’s in 2025 : 17% over de eerste € 30.000, over het bedrag daarboven 22%.
• De eindheffing voor bestelauto’s gaat omhoog van €300 naar €438.
• Er is een herziening van de lage AwF-premie : Vanaf 2025 geldt als de gemiddelde contracturen per week meer dan 30 is i.p.v. als de gemiddelde contracturen per week 35 uur of meer is.
• 2025 wordt de LIV (Einde Lage Inkomensvoordeel (LIV) afgeschaft
• Aanpassing m.b.t. groene IKV nummers
• In infotype 127 (Woon/Werkverkeer) is het mogelijk om nu te werken met decimalen
• Vanaf 2025 kan er alleen nog gewerkt worden met de WKR manager i.p.v. WKR beheertool
• Er is een tool voor het aanpassen IKV nummers in LA en UPA.
• VCR berekening in Pensioenen
• Negatieve verloonde uren kunnen opgeven in de loonaangifte
Niet al deze wijzigingen hebben direct een verandering in het systeem tot gevolg voor elke klant maar dit wordt bepaald tijdens het jaarwissel proces.
Advies:
Vanuit HuRis hebben we een jarenlange ervaring met het doorvoeren van jaarwissels bij klanten. Vanuit onze ervaring geven we het volgende advies mee aan klanten:
• Begin op tijd
• Vraag hulp indien nodig
• Speel de SAP notes op tijd in.
Door een goede voorbereiding te treffen en onze procesmatige werkwijze zorgen we vanuit HuRis er samen met uw organisatie voor om de jaarwissel op een juiste manier en op tijd in de systemen te verwerken.
