AI is in veel software vooral een sticker op de doos. Wij kijken er anders naar: AI is pas waardevol als het werk uit handen neemt dat niemand leuk vindt — overtypen, zoeken, doorklikken. In deze blog laten we zien waar AI vandaag al werkt in ons platform, en waar we naartoe bewegen.
Bonnetje scannen, velden gevuld
Om declareren zo makkelijk mogelijk te maken, zit er in onze Expense Manager een AI-gedreven bonnetjesscanner. De medewerker maakt een foto van het bonnetje of uploadt een PDF, en de AI leest het document: leverancier, datum, bedrag, btw-percentage en valuta worden herkend en automatisch in de juiste velden van de declaratie gezet.
De medewerker hoeft alleen nog te controleren en op verzenden te drukken. Dat scheelt niet alleen tijd, het scheelt ook fouten: geen verwisselde bedragen, geen vergeten btw, geen declaraties die door de controle stuiteren omdat een veld leeg is.
De AI-scanner in Expense Manager: foto van het bonnetje, velden automatisch gevuld, medewerker controleert alleen nog.
Vraag het de chatbot — en start direct het proces
De tweede plek waar AI het verschil maakt is onze eigen AI-chatbot. Medewerkers stellen er in gewone taal vragen over hun arbeidsvoorwaarden: “Hoeveel ouderschapsverlof heb ik?”, “Hoe zit het met mijn reiskostenvergoeding?”, “Wanneer mag ik verlof opnemen?”
De chatbot zoekt het antwoord in de arbeidsvoorwaarden en regelingen die voor díe medewerker gelden — geen generiek antwoord van internet, maar het antwoord dat klopt voor zijn of haar situatie en cao.
En dan het mooiste: de chatbot stopt niet bij het antwoord. Gaat de vraag over iets dat de medewerker kan aanvragen, dan biedt de chatbot direct een link aan om het bijbehorende proces te starten in onze Process Manager. Van vraag naar aanvraag in één gesprek.
Van vraag naar aanvraag: de chatbot beantwoordt de vraag op basis van de eigen arbeidsvoorwaarden en biedt direct de link naar het proces in Process Manager.
Onze AI-agent praat straks met SAP Joule
Veel van onze klanten werken met SAP SuccessFactors, en daarmee met Joule: de AI-copilot van SAP. Medewerkers stellen hun vragen steeds vaker dáár — in de omgeving waar ze toch al werken.
Daarom werken we eraan dat onze AI-chatbot als agent gekoppeld kan worden aan de Joule-agent. Stelt een medewerker in Joule een vraag die over onze domeinen gaat — arbeidsvoorwaarden, documenten, declaraties, processen — dan schakelt Joule onze agent in. Die levert het antwoord, of biedt de medewerker meteen de link aan om het juiste proces in onze Process Manager te starten.
Voor de medewerker voelt het als één assistent. Onder de motorkap werken twee gespecialiseerde agents samen: Joule kent het SAP-landschap, onze agent kent de arbeidsvoorwaarden, documenten en processen van de organisatie.
In ontwikkeling: de Joule-agent van SAP schakelt onze agent in en geeft het antwoord of de proceslink direct terug aan de medewerker.
AI, maar dan veilig by design
AI inzetten in HR-software betekent werken met persoonsgegevens — en dat doen we niet lichtvaardig. Veiligheid en data privacy zijn bij ons geen sluitstuk, maar het startpunt van elke AI-functionaliteit. Dat betekent in de praktijk: medewerkergegevens worden uitsluitend gebruikt om de vraag van díe medewerker te beantwoorden of díe declaratie te verwerken, en nooit om AI-modellen mee te trainen. De chatbot toont alleen informatie waar de medewerker zelf recht op heeft, op basis van rollen en rechten in het platform.
Zo combineren we het gemak van AI met de zorgvuldigheid die je van HR-software mag verwachten — volledig in lijn met de AVG.
Waarom we het zo aanpakken
Onze AI-strategie is bewust praktisch. We bouwen geen AI om AI te kunnen zeggen, maar zetten het in op drie plekken waar het aantoonbaar werk scheelt:
Minder overtypen. De bonnetjesscanner haalt handmatige invoer uit het declaratieproces. Minder zoeken. De chatbot geeft medewerkers direct antwoord op vragen waarvoor ze anders HR moesten mailen of het personeelshandboek moesten doorspitten. Minder doorklikken. De koppeling tussen chatbot en Process Manager — en straks tussen Joule en onze agent — zorgt dat het antwoord en de actie op dezelfde plek samenkomen.
Het resultaat: medewerkers die sneller geholpen zijn, en een HR-afdeling die minder tijd kwijt is aan herhaalvragen en correcties.
Zelf zien hoe het werkt?
We laten de bonnetjesscanner en de AI-chatbot graag in een korte demo zien — met jullie eigen arbeidsvoorwaarden als voorbeeld. Neem contact op met je accountmanager of plan een demo via onze website.
