Rody Schoonderwoerd
Worden in uw organisatie nieuwe medewerkers goed opgevangen op de eerste werkdag of kan een nieuwe medewerker verloren rondlopen? Is de nieuwe medewerker direct productief of moet deze wachten op de administratieve verwerking, inlogaccounts, of een badge?
De eerste week kan een groot verschil maken hoe welkom een medewerker zich voelt, hoe snel deze productief wordt, en hoe hij of zij de cultuur ervaart!
SuccessFactors Onboarding ondersteunt uw organisatie hierbij door middel van:
- een efficiënte administratieve afhandeling van de indiensttreding,
- het verzorgen van een warm welkomgevoel,
- de nieuwe medewerker snel kennis leren maken met de juiste mensen binnen de organisatie,
- het ter beschikking stellen van de benodigde training en informatie,
- het op tijd verzorgen van benodigde middelen voor de nieuwe medewerker, ook via integratie met andere systemen.
In dit blog bespreken we de Onboarding-module van SuccessFactors en de implementatie hiervan bij PostNL. Binnenkort verschijnt een tweede blog met daarin meer over de integratie van Onboarding met andere SuccessFactors modules, configuratie en beheer, en offboarding en crossboarding.
De Onboarding module
De module Onboarding van SuccessFactors biedt twee hoofdfunctionaliteiten, de administratieve verwerking en de ‘zachte landing in de organisatie’.
Bij de administratieve verwerking wordt het aanvullen van gegevens en al het (wettelijke) papierwerk voor de indiensttreding van de nieuwe medewerker geregeld. Voor sommige landen is dit al out-of-the-box beschikbaar : USA, Canada, Groot-Brittannië en India. Deze functionaliteit wordt per land beschikbaar gemaakt, en staat voor Nederland op de roadmap van SAP. Het is nog niet bekend wat er precies in zal zitten, maar denk richting het invullen van de loonbelastingverklaring.
De andere kant van de module Onboarding bestaat uit de features die de focus op de medewerker zelf leggen: een warm welkom, weten waar je moet zijn, het leren kennen van de procedures, het opbouwen van kennis, en kennismaking met de juiste mensen staan hierbij voorop.
De Medewerker
De belangrijkste feature voor de
medewerker is de Onboarding Tour. Nog voordat deze op de eerste werkdag verschijnt, krijgt deze via de mobile app of een web browser SuccessFactors Onboarding ter beschikking, waar de Onboarding Tour klaar staat. Dit is op de SuccessFactors home page een introductie die de nieuwe medewerker stap voor stap tips geeft die relevant zijn voor een goede indiensttreding. Het beantwoordt vragen zoals: wie zijn mijn directe teamleden, wie zijn handige collega’s om te kennen, wie is mijn buddy, welke activiteiten moet ik doen en welke afspraken heb ik in mijn eerste werkdagen?
Ook de mobile app van de Onboarding-module is een belangrijk en efficiënt hulpmiddel om die vragen te beantwoorden.. Deze functionaliteit was tot nu toe alleen voor de iPhone beschikbaar, maar in de eerste release van 2016 is Onboarding er ook voor Android-apparaten.
De Manager
De introductie op de home page en de informatie in de mobiele applicatie worden gevuld op basis van keuzes die de manager maakt. Enkele weken vóór de eerste werkdag krijgt de manager een taak in de takenlijst om de voorbereidingen voor de nieuwe medewerker te doen:
- Een welkombericht schrijven
- Links / intranet websites aanbevelen
- Afspraken en bijeenkomsten plannen
- Een buddy toewijzen
- Personen aanbevelen om als eerste contact mee te maken
- Een checklist afwerken met diverse taken, ook zelf aan te vullen
- Doelstellingen invoeren (nieuw in de eerste release van 2016)
Het is natuurlijk onhandig als de manager elke keer zelf dit alles moet verzinnen, dus is het mogelijk om voor de manageractiviteiten een standaard invulling centraal in te richten. De manager moet nog steeds alle stappen uitvoeren en de suggesties overnemen, maar overal is dan een voorbeeld beschikbaar dat je met een paar klikken kopieert. Wanneer de manager een activiteit overslaat, dan zal de bijbehorende stap in de Onboarding Tour voor de nieuwe medewerker niet zichtbaar zijn.
Een standaardtekst voor het welkombericht is misschien minder waardevol voor een nieuwe medewerker dan een persoonlijk geschreven boodschap van de manager, dus het kan een goed idee zijn om alleen wat tips en hints op te nemen in die voorbeeldtekst.
Ervaringen bij PostNL
Uit een intern onderzoek van PostNL bleek dat er een aantal verbeteringen mogelijk was in de periode beginnend bij het solliciteren tot en met de eerste werkweken; zeker wanneer er wat tijd zit tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. De SuccessFactors Onboarding-module zal ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers in deze periode betrokken blijven bij PostNL.
Het wijst de weg in de eerste dagen en wordt bij PostNL twee weken vóór de indiensttreding al beschikbaar gemaakt. De medewerker kan dan inloggen en de manager kan zien dat er een nieuw lid in het team is. Op termijn zal Employee Central ingericht worden en dat betekent dat het proces en de inrichting enigszins wijzigen.
De administratieve kant van Onboarding is niet geïmplementeerd, of beter: uitgezet. Alle schermen en stappen voor het aanvullen van gegevens en het genereren van officiële documenten zijn uit de workflow weggehaald. Hiermee verdwijnt de taak ‘Papierwerk’ voor de medewerker uit de Onboarding Tour, die gebruikt zou kunnen worden voor het aanvullen van gegevens.
Jeroen Sanders van PostNL over deze implementatie:
“Van de SuccessFactors modules die we ingericht hebben of aan het inrichten zijn, was dit de eenvoudigste, maar wel met de meest positieve reacties vanuit HR.”
Conclusie
SuccessFactors Onboarding geeft veel toegevoegde waarde tegen beperkte licentie- en inrichtingskosten. Het voorkomt dat medewerkers uit het zicht raken tussen de sollicitatie en de eerste werkdag. Een soepele indiensttreding kan het verloop onder nieuwe medewerkers verminderen en zal positief bijdragen aan het imago van de organisatie.
