Andreas Engelberts
Om hun dienstverlening uit te voeren, hebben Arbodiensten medewerker- en verzuimgegevens nodig uit uw SAP-HCM of SuccessFactors systeem. SAP levert hier geen standaard interface voor uit, en tot op heden was dit voor iedere SAP klant en Arbodienst weer een aparte, complexe maatwerk interface.
Daar is nu verandering in gekomen. De branche organisatie van Arbodiensten hebben een Verzuimstandaard ontwikkeld, en op basis hiervan hebben we een standaard SAP-HCM – Arbodienst interface ontwikkeld en geïmplementeerd bij verschillende klanten, en zijn we bezig met een standaard SuccessFactors – Arbodienst koppeling.
Lees in deze blog alle informatie hierover, en wat dit kan betekenen voor u.
Arbodienst Interface
Om de verzuimbegeleiding van uw medewerkers door de Arbodienst goed te laten verlopen, zorgt u ervoor dat de verzuimgegevens tijdig worden doorgegeven naar de Arbodienst. De Arbodienst kan dan haar taken op basis van correcte informatie uitvoeren.
Uw organisatie gebruikt SAP HCM en registreert daarin onder meer het verzuim van medewerkers. Voor het informeren van de Arbodienst over het actuele verzuim heeft u een interface opgezet die eens of meerdere malen per dag nieuwe verzuimmeldingen, wijzigingen en hersteld meldingen doorgeeft aan uw Arbodienst. Of wellicht heeft u nog geen interface en voert u de verzuimgegevens handmatig in via het systeem van uw Arbodienst.
Arbodienst interfaces van SAP HCM naar de Arbodienst zijn maatwerkoplossingen die specifiek voor één situatie gerealiseerd zijn. Of het nu gaat om het soort bestand (-.txt, -.csv, -.xml), de wijze van overdracht (sFTP, middleware, email) of vertalingen (van de code in SAP naar de code die de Arbodienst gebruikt): er is geen interface gelijk en hergebruik van bestaande oplossingen is beperkt.
Onze ervaring
Al jaren geleden hebben we bij HuRis een methodiek ontwikkeld die als basis gebruikt kan worden bij alle organisaties die verzuim in SAP-HCM registreren.
Zoals u misschien weet is het in SAP geen probleem om verzuimgegevens te wijzigen: actuele gegevens, toekomstige gegevens en met terugwerkende kracht. In SAP blijft na het opslaan het nettoresultaat achter; wat de gegevens waren vóór de wijziging is niet meer te zien.
De uitdaging is om gegevens in de database van SAP om te zetten in logische meldingen voor de Arbodienst. Is het nieuw verzuim of is het een correctie van een reeds eerder doorgegeven melding? Wat is de eerste dag van het verzuimgeval? Welke informatie wil de Arbodienst ontvangen als in SAP een verzuimgeval wordt verwijderd en daarna met andere inhoud weer worden opgevoerd?
Onze methodiek zorgt ervoor dat we kunnen vaststellen wat er in SAP gewijzigd is sinds de vorige keer dat de interface gedraaid heeft. Daaruit kunnen we afleiden welke informatie verstuurd moet worden, rekening houdend met de specifieke eisen voor een koppeling.
Met behulp van deze methodiek hebben we interfaces bij meerdere klanten gerealiseerd.
Ondanks het gebruik van één methodiek in SAP, was het bij elke nieuwe koppeling tussen de systemen van klant en Arbodienst een behoorlijke klus om ervoor te zorgen dat de interface bestanden voldoende en correcte informatie bevatten, op het juiste moment. Dat kan nu echter een stuk makkelijker.
De Verzuimstandaard
Sinds enkele jaren is er een Verzuimstandaard. Deze standaard is door de brancheorganisatie van arbodiensten, de OVAL, ontwikkeld voor het uitwisselen van gegevens rond verzuim en wordt ondersteund door de grote Arbodiensten zoals Arbo Unie, ArboNed, Zorg van de Zaak etc.
De standaard wordt beheerd door een onafhankelijk standaardisatie instituut; het SIVI (Standaardisatie Instituut voor Verzekeringen in de Intermediairbranche).
In de Verzuimstandaard is vastgelegd welke gegevens minimaal moeten en maximaal kunnen worden uitgewisseld tussen klant en Arbodienst. Daarnaast is ook vastgelegd hoe de gegevens overgedragen worden.
Voor de overdracht zijn verschillende sets van gegevens gedefinieerd die met een eigen soort bericht worden verstuurd (formaat: -.xml):
- Verzuimmeldingen: verzuimgegevens van werknemers
- Werkgevergegevens – basisregistratie: organisatorische gegevens van werkgever
- Werknemergegevens – basisregistratie: gegevens van werknemers, onafhankelijk van verzuim
- Retourmelding: terugkoppeling van Arbodienst over verwerking bovenstaande berichten
Onlangs is de Verzuimstandaard uitgebreid met nog twee soorten berichten: ‘Afspraken’ en ‘Documenten’. Hiermee kunnen werkgevers en Arbodiensten de gemaakte afspraken over het verzuim van werknemers uitwisselen en deze voorzien van bijlagen.
Jaarlijks wordt op 1 juli een nieuwe versie van de standaardberichten uitgebracht door het SIVI (op 1 juli).
Doordat de berichten die naar de Arbodienst verstuurd worden nu een vaste inhoud en vorm hebben maakt het niet meer uit met welke Arbodienst u gegevens uitwisselt, zolang het via de Verzuimstandaard gebeurt. Ook het implementeren van een interface is een stuk eenvoudiger geworden.
Een standaard interface?
HuRis heeft de nieuwe standaard berichten van de Verzuimstandaard gecombineerd met de methodiek voor het bepalen van de mutaties in SAP-HCM en het omzetten ervan naar de juiste melding voor de Arbodienst voor de berichten Verzuimmeldingen, Werkgevergegevens – basisregistratie en Werknemergegevens – basisregistratie.
Daarmee is een raamwerk gecreëerd waarmee het eenvoudiger dan ooit geworden is om een goede interface neer te zetten. Het HuRis-product bestaat uit een compleet pakket gebaseerd op gebruik van standaard SAP. Hiermee kunnen de werkgever-, werknemer- en verzuimberichten worden gemaakt. Standaard kunnen de berichten in een directory op de SAP-server worden neergezet. Andere opties zoals het afleveren van de kant-en-klare interface bestanden in SAP-PO voor verdere distributie is ook mogelijk.
In het implementatietraject wordt bepaald waar de standaardoplossing afwijkt van het gebruik van SAP-HCM bij de klant en waar specifieke afspraken tussen klant en Arbodienst gevolgen hebben voor de inhoud van de berichten.
De logica van de interface en het maken van berichten die daadwerkelijk door de ontvangende Arbodienst verwerkt kunnen worden blijven echter gelijk waarmee het grootste deel van de realisatie van deze interface al gereed is (en inbegrepen bij) de aanschaf.
Uit welke stappen bestaat een implementatie?
- Checklijst bespreken: het verkrijgen van algemene informatie voor het draaien van de Arbodienst interface en eisen/wensen van de klant. Hieronder valt ook de wijze waarop de interfacebestanden worden verzonden naar de Arbodienst.
- Inhoud van de berichten op veldniveau nalopen:
– is de lijst compleet, ontbreekt er iets of staat er teveel in? Niet alle organisaties die SAP gebruiken leggen immers exact dezelfde informatie vast.
– worden de gegevens correct afgeleid uit SAP? In SAP kan bijvoorbeeld het telefoonnummer van een werknemer zowel bij het woonadres als bij de communicatiegegevens worden vastgelegd. Maar ook vertalingen van codes op basis van klant specifieke customizing wordt bekeken.
- Het aanpassen van de interface in SAP op basis van de uitkomst van punt 1 en 2.
- De bouwtest en acceptatietest: met name gericht op de aanpassingen die gedaan zijn.
- Overdracht en in productie nemen.
Tegelijkertijd kan de koppeling tussen klant en Arbodienst technisch gerealiseerd worden, wel zo makkelijk om meteen mee te nemen in de acceptatietest.
Wat biedt de Arbodienst interface?
De combinatie van de door HuRis gebouwde oplossing in SAP op basis van de Verzuimstandaard biedt veel voordelen:
Een oplossing die zich al bewezen heeft- Een snelle implementatie en dus minder kosten
- Een compact testtraject
- Minder fouten in aanlevering en verwerking
- Minder inspanning bij het onderhouden van de interface
- Overstappen naar een andere Arbodienst die de Verzuimstandaard ondersteunt, nadat de interface is geïmplementeerd, wordt een stuk makkelijker
- Het is eenvoudiger voor een Arbodienst om de koppeling op te zetten met een nieuwe klant die SAP-HCM gebruikt
- De dienstverlening door de Arbodienst zal hier zeker ook profijt van hebben
Maar er is meer.
Het vervolg
We zijn nog niet klaar met de Verzuimstandaard.
Allereerst willen we onze klanten gaan helpen bij aanpassingen aan de interface. De reden daarvoor kan divers zijn, bijvoorbeeld:
elk jaar wordt een nieuwe versie van de Verzuimstandaard bij het SIVI vastgesteld. Als besloten wordt de nieuwe versie te volgen kan dat (kleine) aanpassingen betekenen aan de Arbodienst interface.- daarnaast is de Autoriteit Personeelsgegevens (AP) in toenemende mate bezig met het uitoefenen van hun toezichthoudende functie. Dat kan en zal gevolgen hebben voor de Verzuimstandaard (denk bijvoorbeeld aan het gebruik van het Burgerservicenummer).
In overleg met onze klanten en de Arbodiensten waarmee we reeds samenwerken, zullen we in bovenstaande gevallen een optimale oplossing realiseren. Een oplossing die voor alle klanten te gebruiken is, makkelijk is te implementeren en daardoor goedkoper zal zijn.
Ook de realisatie van een Arbodienst Interface op basis van de Verzuimstandaard vanuit SuccessFactors staat in de planning. Het vastleggen van verzuim in SuccessFactors verschilt van die in SAP, maar door onze kennis van SuccessFactors en de Verzuimstandaard weten we in ieder geval hoe we daarop aan kunnen sluiten. We verwachten deze bij de eerste klant dit jaar te implementeren.
Conclusie
Met de Arbodienst Interface op basis van de Verzuimstandaard van HuRis kiest u voor een oplossing die zich bewezen heeft, gemakkelijker te implementeren is en lang mee kan.
Zie ook voor de arbodienst interface voor SuccessFactors: https://huris.nl/producten/sf-arbodienst-interface
en voor de arbodienst interface voor SAP-HCM: https://huris.nl/producten/arbodienst-interface
